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Politique de développement de la collection Bibliothèque et Archives

Instance administrative : Conseil de la bibliothèque et des archives 

Date d’approbation : 2020-02-06

Entrée en vigueur : 2020-02-06

Date de révision : 2020-02-06

Objet et portée : Cette politique établit les principes d’acquisition, de gestion et d’élagage de ressources de la collection de la Bibliothèque et des Archives. Elle comprend un préambule, un énoncé de mission et des définitions, et décrit les rôles et responsabilités des bibliothécaires et des archivistes concernant la collection.

Préambule

Au cours des quinze dernières années, la collection de ressources et sa gestion ont beaucoup changé à la Bibliothèque et aux Archives (« la Bibliothèque »). Une grande majorité des périodiques et monographies sont maintenant en format électronique, et la documentation imprimée est graduellement éliminée lorsque les abonnements électroniques apportent l’accès à du contenu archivé. Néanmoins, les ressources électroniques, ou « e-ressources », ne remplaceront probablement jamais complètement les ressources imprimées, car elles ne sont pas toujours disponibles ou rentables, et beaucoup de documents anciens et protégés par le droit d’auteur n’ont pas été numérisés. Par conséquent, l’acquisition de documentation imprimée et la gestion des collections imprimées feront partie des activités de la Bibliothèque pendant encore un certain temps. Il n’en reste pas moins une grande partie de la collection de la Bibliothèque est maintenant en format électronique.

Une collection principalement électronique a ses propres exigences : gestion des relations avec les vendeurs, négociation des abonnements, archivage des exemplaires numériques des revues, tenue d’un point d’accès unique pour des plateformes disparates de ressources électroniques, gestion de l’accès par procuration, réparation des liens brisés, etc. Même si la Bibliothèque bénéficie de la participation à des consortiums comme le Conseil des bibliothèques universitaires de l’Ontario (CBUO) et du Réseau canadien de documentation pour la recherche (RCDR), il y a encore beaucoup de travail à faire sur place pour ordonner nos ressources électroniques.

L’ère des ressources électroniques a aussi remis en question les concepts mêmes de « collection » et de « propriété ». Les utilisateurs obtiennent habituellement des licences pour utiliser des biens numériques au lieu de les acheter tout simplement, en dépit de la persistance du discours sur « l’achat » et « la vente ». En tant que professionnels de l’information, les bibliothécaires doivent faire davantage attention aux accords de licence afin d’assurer l’accès continu aux ressources électroniques.

Depuis la dernière version de la Politique de développement de la collection en 2013, le travail a davantage porté sur la réponse aux exigences des manques à gagner budgétaires que sur l’enrichissement de la collection. Les prix des ressources continuent d’augmenter plus rapidement que l’inflation en général alors que le dollar canadien a perdu de son pouvoir d’achat à cause du taux de change défavorable. En outre, le budget des collections est graduellement gelé. Dans ce contexte, un budget gelé est un budget coupé. Cette conjoncture fait que nous essayons sans cesse d’équilibrer le budget et d’éliminer les déficits qui s’accumulent année après année. En raison des pressions budgétaires générales ressenties dans toute l’Université, la situation durera vraisemblablement pendant la période d’application de cette politique et peut-être même après. Par conséquent, la Bibliothèque est forcée d’envisager des politiques de retrait de ressources de la collection et d’appliquer des normes minimales pour les collections, y compris la possibilité que certains programmes de la Laurentienne perdent l’accès à ces ressources dans un avenir à court ou à moyen terme.

À l’heure actuelle, la Bibliothèque et l’Université Laurentienne en général doivent faire face à des vérités difficiles. Une grande partie de la conversation mondiale dans tous les domaines d’activité savante se déroule par l’entremise de ressources comme des revues, des livres et des actes de conférence. En dépit des progrès réalisés au chapitre du libre accès ces dernières années, la plupart des ressources ne sont pas gratuites. Étant donné que le pouvoir d’achat de la Bibliothèque diminue, il est malheureux, mais inévitable que l’enseignement, l’apprentissage et la recherche à l’Université Laurentienne s’isolent de plus en plus du discours savant.

Énoncé de mission

La Bibliothèque acquiert et tient des ressources afin d’appuyer le mandat d’enseignement et de recherche de l’Université Laurentienne. Elle s’efforce de veiller à ce que ses ressources soient connues et accessibles sur place et par procuration aux membres de la communauté de l’Université Laurentienne.

La Bibliothèque applique les principes de la liberté universitaire dans la quête de la vérité et des connaissances menée par la communauté savante de l’Université. Sa collection contribue à l’enseignement et à la recherche à l’Université et à la promotion de la pensée critique et de l’apprentissage à vie.

La Bibliothèque est censée pouvoir se suffire à elle-même pour fournir des ressources aux programmes de premier cycle de l’Université, mais elle dépend d’autres bibliothèques universitaires de l’Ontario pour fournir des ressources pour les programmes des cycles supérieurs. Quoi qu’il en soit, elle doit fonctionner avec le budget que l’Université lui alloue et ne devrait pas enregistrer de déficit. Par conséquent, tout engagement de tenir une collection qui appuie l’enseignement et la recherche doit tenir compte des contraintes budgétaires. La Bibliothèque a l’obligation de gérer ses obligations parfois contradictoires envers sa mission universitaire et sa responsabilité financière.

Définitions, rôles et responsabilités

Même si la Bibliothèque et les Archives constituent une seule unité à l’Université Laurentienne, pour les besoins de cette politique, la Bibliothèque fait référence aux collections et activités de la Bibliothèque et non pas à celles des Archives. Les collections incluent les documents imprimés (comme les monographies en circulation, les revues, les ouvrages de référence et les cartes) et les ressources électroniques (comme les revues électroniques, les ouvrages électroniques et les données). La politique des Archives fait l’objet d’un document distinct.

Développement des collections : Processus consistant à planifier et constituer une des  collections utiles et équilibrées de ressources en répartissant les ressources budgétaires allouées par l’Université et en effectuant une évaluation continue du mandat et des programmes d’études de l’Université et des besoins des usagers. Le développement de la collection consiste également à tenir et à éliminer des documents. Les bibliothécaires et l’archiviste, qui consultent les parties concernées pour sélectionner les ressources qui appuient les programmes d’enseignement de l’Université, sont principalement responsables du développement des collections. Le corps professoral, le personnel et la population étudiante peuvent suggérer des ouvrages à acquérir. La Bibliothèque examine les suggestions en tenant compte de cette politique et peut les acheter si elles cadrent avec sa mission.

L’équipe responsable des collections est constituée des bibliothécaires qui participent à la gestion et au développement des collections en assurant la coordination des services et la liaison qui font aussi partie de leur travail. L’équipe inclut le bibliothécaire en chef.

Le coordonnateur des collections a la responsabilité de coordonner et de surveiller les budgets des collections, les politiques, les processus et les projets. Cette personne supervise les achats d’ouvrages imprimés et de revues, assure la coordination avec les bibliothécaires responsables de la liaison avec les départements et écoles, et élimine les ouvrages et revues imprimés en consultant les bibliothécaires responsables de la liaison, y compris les ouvrages en entrepôt. Le coordonnateur des collections est secondé par un bibliothécaire responsable de la collection imprimée en anglais, d’un bibliothécaire responsable de la collection imprimée en français et d’un bibliothécaire responsable des ressources électroniques qui doit aussi explorer, négocier, surveiller et coordonner les accords de licence concernant la documentation électronique. Le bibliothécaire responsable des ressources électroniques représente aussi la Bibliothèque au comité des ressources d’information du Conseil des bibliothèques universitaires de l’Ontario qui coordonne les licences de consortiums. Le coordonnateur des collections travaille en consultation avec le bibliothécaire en chef qui signe les engagements et les licences et autorise les paiements. 

Principes de développement des collections

Principes généraux

  1. Soutien aux programmes de l’Université Laurentienne : Les collections ont pour but de soutenir tous les programmes enseignés à l’Université Laurentienne, sur le campus ou ailleurs. Pour les programmes de premier cycle, la Bibliothèque est censée se suffire à elle-même, mais pour les programmes d’études supérieures, elle peut compter sur des ressources provenant de l’extérieur obtenues au moyen du service de prêt entre bibliothèques.

    La Bibliothèque s’efforce de veiller à ce que sa collection soit appropriée pour la langue d’enseignement et de recherche et qu’elle soit enrichie avec des ouvrages dans les deux langues. Elle sait par contre que la disponibilité limitée de documents en français pour certains programmes peut l’empêcher de respecter en pratique ce principe.La Bibliothèque s’efforce également de veiller à ce que sa collection soit appropriée pour le mandat triculturel de la Laurentienne et reflète l’engagement de l’Université envers les cultures anglophone, francophone et autochtones.

    Chaque année, les demandes de prêt entre bibliothèques sont analysées en vue de déterminer les publications à ajouter aux collections pour appuyer les programmes de la Laurentienne, dans les limites permises par le budget.

    Les propositions de nouveaux programmes, à tous les niveaux d’enseignement, devraient comprendre une analyse approfondie des ressources documentaires nécessaires de la Bibliothèque. La Bibliothèque peut demander des fonds supplémentaires à l’Université pour fournir les ressources requises par les nouveaux programmes.

  2. Stabilité financière : La Bibliothèque est censée conserver un budget équilibré et éliminer tout déficit reporté au cours des années subséquentes. Des préoccupations budgétaires peuvent limiter sa capacité d’appuyer comme il se doit tous les programmes de l’Université Laurentienne.
  3. Dons : La Bibliothèque peut accepter certains dons s’ils complètent ou améliorent ses collections. Pour obtenir de plus amples renseignements concernant le don de documents, veuillez consulter le Règlement concernant les dons.
  4. Accessibilité : La Bibliothèque fait tout en son pouvoir pour assurer l’accès équitable aux ressources aux personnes handicapées, conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, par l’entremise du bibliothécaire responsable des services d’accessibilité. La Bibliothèque participe au programme « Livres accessible » du Scholars Portal afin de faciliter la fourniture de contenu consultable par les personnes handicapées.
  5. Préférence aux ressources électroniques, mais pas exclusivement : Dans la mesure du possible, la Bibliothèque préfère acquérir de la documentation en format électronique, car elle est facilement accessible à l’extérieur du campus, offre la possibilité d’avoir des licences pour plusieurs utilisateurs et ne prend pas beaucoup de place. Cependant, étant donné que tous les documents ne sont pas nécessairement disponibles en format électronique ou peuvent être beaucoup plus coûteux que la version imprimée (voir la section « Stabilité financière » ci-dessus), la Bibliothèque continuera de développer sa collection imprimée.

    La Bibliothèque conserve les collections imprimées pertinentes quand il n’existe pas d’archives électroniques ou qu’elles cadrent avec son budget.

    La Bibliothèque préfère également les plateformes de ressources électroniques lorsque l’accès au contenu déjà acquis demeure même si l’abonnement à la nouvelle documentation est terminé. 

Collection de livres

Le but de la collection de livres est d’offrir un accès pratique à la documentation nécessaire dans tous les domaines d’enseignement et de recherche de l’Université Laurentienne. La Bibliothèque tient une collection de documents imprimés destinés à la circulation et une collection de documents de référence imprimés à consulter sur place.

  1. Exemplaires uniques : La Bibliothèque acquiert normalement un seul exemplaire d’un ouvrage, en format imprimé ou électronique. Il peut être cependant possible de conserver de la documentation imprimée à différents endroits.
  2. Remplacements : Les ouvrages ne sont pas automatiquement remplacés. Les principaux critères pour le remplacement sont l’usage et l’analyse des documents connexes qui se trouvent dans la collection. Si l’ouvrage est remplacé, la Bibliothèque obtient normalement l’édition la plus récente.
  3. Édition : La Bibliothèque acquiert les éditions les plus récentes uniquement si elles représentent une mise à jour substantielle par rapport à la précédente.
  4. Manuels de cours : Les manuels de cours ne font normalement pas partie de la collection. Les dons peuvent être acceptés ou des exemplaires personnels peuvent être mis dans la réserve de documentation pour le cours.
  5. Livre imprimé : La Bibliothèque achète normalement l’édition brochée plutôt que reliée.
  6. Suppression de livres des collections : La Bibliothèque supprime de la documentation afin de préserver la viabilité et l’utilité de ces collections, et d’avoir suffisamment d’espace pour placer la documentation très utilisée. Les documents périmés, qui ne sont plus pertinents ou sont en mauvais état, sont systématiquement examinés afin de déterminer s’ils seront éliminés ou remplacés.

    En outre, les monographies sont envoyées à l’entrepôt quand elles n’ont pas été utilisées pendant quinze ans. Lorsqu’un emprunteur demande un livre qui se trouve dans l’entrepôt, l’ouvrage est remis dans la collection générale. Si, après cinq ans, le livre archivé n’a pas été consulté, il peut être retiré des collections.

    Les livres retirés des collections peuvent être vendus à un détaillant de livres usagés, mis gratuitement à la disposition de la communauté universitaire ou recyclés.

    L’équipe responsable de la collection sélectionne les documents à supprimer, en consultant éventuellement le personnel enseignant.

  7. Échéances et limites budgétaires : La date limite normale pour commander des livres pour l’exercice est le 31 janvier. Aucune autre commande n’est passée lorsque le budget est complètement engagé.

Collection de périodiques

La collection de périodiques comprend des abonnements à des index, à des résumés et à des bases de données imprimées ou électroniques ainsi qu’à des périodiques et journaux régionaux, nationaux et internationaux en texte intégral.

  1. Format unique : Étant donné que la Bibliothèque préfère les formats électroniques, les revues imprimées sont supprimées de la collection lorsque l’accès perpétuel à la revue électronique est assuré.
  2. Microformes : La Bibliothèque acquiert au besoin des microformes, mais préfère l’accès perpétuel en ligne. Les abonnements sont examinés afin de déterminer s’il existe des versions en ligne.
  3. Utilisation : Étant donné que les abonnements et les licences concernant les périodiques représentent des engagements budgétaires à long terme, l’utilisation des périodiques est surveillée. Lorsqu’elle semble faible ou si le coût paraît élevé pour le degré d’utilisation d’un document donné, l’annulation de l’abonnement ou de la licence peut être envisagée pour des raisons budgétaires. Les statistiques sur l’utilisation des documents en lignes sont générées automatiquement, mais il faut employer un processus manuel pour les ressources imprimées. Par conséquent, nous demandons aux utilisateurs de ne replacent les ouvrages sur les étagères après leur consultation.

Collection d’ouvrages de loisir

La Bibliothèque recueille, sous forme de dons uniquement, des romans et bandes dessinées populaires en anglais pour la lecture de loisir. Les dons peuvent être les ouvrages eux-mêmes ou des fonds pour les acheter. Les livres de poche qui n’ont pas été consultés pendant cinq années consécutives sont retirés de la collection afin de faire de la place pour les nouvelles acquisitions.

En plus des dons possibles, la Bibliothèque peut acheter des ouvrages de loisir en français avec son budget. Le bibliothécaire responsable des services en français détermine les ouvrages qui devraient être supprimés de la collection.

Bandes sonores de musique, vidéos et enregistrements sonores

La Bibliothèque acquiert des bandes sonores de musique, des vidéos et des enregistrements sonores sur demande. Elle peut aussi acheter sur demande les titres qui cadrent avec sa mission si elle dispose des fonds nécessaires.

Collection des documents gouvernementaux

Le bibliothécaire responsable des documents gouvernementaux gère cette collection.

En raison des développements liés à l’initiative du gouvernement ouvert et à la numérisation de nombreuses archives contenant des renseignements gouvernementaux, la nature des documents gouvernementaux a beaucoup changé ces dernières années. La Bibliothèque n’acquiert plus de documents gouvernementaux, sauf un exemplaire à jour et en format électronique de documents particulièrement pertinents pour l’enseignement et la recherche à l’Université. Au lieu d’essayer de recueillir et de cataloguer des documents individuels, comme c’était auparavant le cas, la Bibliothèque oriente plutôt les utilisateurs vers les entrepôts de documents gouvernementaux d’actualité et anciens.

Depuis la cessation du Programme fédéral des services de dépôt le 31 décembre 2014, la Bibliothèque n’est plus un entrepôt de documentation du gouvernement du Canada. Elle conserve cependant une grande collection de documents gouvernementaux imprimés dans la collection « Documents officiels » afin d’en assurer l’accès à perpétuité. Lorsque des documents sont conservés dans des sources en ligne (p. ex., dans le site Web des publications du gouvernement du Canada, Internet Archive ou Canadiana.org), ils sont retirés de la collection. Lorsque des monographies gouvernementales et des rapports gouvernementaux de recherche sont appropriés pour la collection des ouvrages en circulation, ils sont reclassés.

Les documents gouvernementaux peuvent être supprimés quand ils ne sont pas importants ou sont éphémères. Cet élagage est cependant prudent, car de nombreux documents gouvernementaux peuvent être utiles pour des recherches historiques.

Collection de données géospatiales, de cartes et d’atlas

Cette collection contient des données électroniques géospatiales, des cartes et des atlas imprimés et est gérée par le bibliothécaire responsable du système d’information géographique (SIG).

  1. Données géospatiales : Les données géospatiales se trouvent dans des portails gouvernementaux ouverts en ligne comme GeoGratis et Information sur les terres de l’Ontario. Elles sont accessibles par le Scholars GeoPortal dans le Scholars Portal. La Bibliothèque n’achète normalement pas de séries de données géospatiales, sauf le Postal Code Conversion File qui fait partie de l’Initiative de démocratisation des données de Statistique Canada.
  2. Cartes : La Bibliothèque tient une collection traditionnelle de cartes des gouvernements de l’Ontario et du Canada, en particulier des cartes du Système national de référence cartographique et de l’Index des cartes de base de l’Ontario. Étant donné que de nouvelles cartes gouvernementales sont distribuées par l’entremise de portails comme GeoGratis et Information sur les terres de l’Ontario, la Bibliothèque ne recueille plus activement les cartes imprimées. La Bibliothèque accepte les dons de cartes imprimées uniquement si elles sont pertinentes pour les programmes actuels ou le nord de l’Ontario.
  3. Atlas : La Bibliothèque maintient une collection d’atlas généraux imprimés. Elle n’achète normalement pas de nouveaux atlas, car des informations comparables se trouvent habituellement ouvertement en ligne.

Collection de données et de statistiques

Le fonds de données et de statistiques est géré par le bibliothécaire responsable des données.

La Bibliothèque est abonnée à l’Initiative de démocratisation des données de Statistique Canada et a un accès à ces données par l’entremise du service en consortium « Ontario Data Documentation, Extraction Service and Infrastructure » dans le Scholars Portal. Des données et des statistiques se trouvent également dans des portails ouverts gouvernementaux et intergouvernementaux comme CANSIM. Si son budget le permet, la Bibliothèque peut envisager d’acheter ou de négocier des séries de données d’autres sources qui appuient sa mission.

La Bibliothèque encourage l’archivage des données de recherche dans des dépôts comme LU|ZONE|UL et Scholars Portal Dataverse, mais pas exclusivement, conformément aux exigences du bailleur de fonds et de l’éditeur.

Collection de thèses et de mémoires

La Bibliothèque recueille les versions électroniques des thèses et des mémoires dans LU|ZONE|UL. Les étudiants des cycles supérieurs sont tenus de verser un exemplaire de leurs thèses et mémoires lorsqu’ils ont été acceptés. Sur demande, ces documents peuvent faire l’objet d’un embargo d’un an conformément aux règlements de la Faculté des études supérieures. Les unités d’enseignement ont l’option de déposer les mémoires de premier cycle dans LU|ZONE|UL également. Les thèses et mémoires sont déposés et accessibles dans LU|ZONE|UL par l’entremise du portail Thèses Canada de Bibliothèque et Archives Canada. La collection est gérée conjointement par le bibliothécaire responsable du dépôt institutionnel  et le bibliothécaire responsable du système.

La Bibliothèque héberge dans les Archives une collection traditionnelle de thèses et de mémoires du premier cycle et des cycles supérieurs.

Les mémoires de premier cycle sont versés dans la collection de la Bibliothèque quand les unités ou programmes les fournissent après avoir retiré tous les renseignements personnels. La Bibliothèque accepte uniquement les mémoires qui ne contiennent aucun renseignement personnel au sens de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP). Les thèses et mémoires non conformes aux règlements sur les renseignements personnels sont retournés aux départements ou écoles concernés.

Collection des publications des membres du corps professoral de l’Université Laurentienne

La collection des publications des membres du corps professoral est un dépôt de monographies publiées par les membres du corps professoral de l’Université Laurentienne. Elle ne comprend pas d’ouvrages publiés avant ou après leur emploi à l’Université, mais les nouveaux membres du corps professoral peuvent cependant faire inclure leurs publications précédentes dans la collection. Le coordonnateur des collections a la responsabilité de la collection des publications du corps professoral qui est hébergée aux Archives.

Les rapports savants évalués par les pairs et remis par les membres du corps professoral sont également inclus dans la collection. Cependant, les articles ou chapitres de livres publiés ne sont pas acceptés.

Les membres du corps professoral sont invités à déposer des versions électroniques dans LU|Zone|UL. Les rapports des membres du corps professoral qui ont fait l’objet d’un examen par les pairs peuvent également être inclus. Les thèses des membres du corps professoral ne sont normalement pas incluses dans la collection.

Collection régionale

La collection régionale comprend des publications se rapportant au nord de l’Ontario, et plus particulièrement au nord-est de l’Ontario. Le coordonnateur des collections a la responsabilité de la collection régionale qui est hébergée aux Archives.

Tous les sujets et tous les types de publications peuvent faire partie de cette collection.

Aucune publication de l’Université Laurentienne (p. ex., rapports, études et statistiques) n’est acceptée dans la collection régionale.

Les versions électroniques se trouvent dans LU|Zone|UL.

Collection de livres rares

La collection de livres rares comprend des éditions spéciales ainsi que des publications rares et uniques dont la valeur est reconnue, et des livres fragiles. Des livres provenant de dons, ou dont la fragilité exige un accès contrôlé, font aussi partie de cette collection.

Le coordonnateur des collections a la responsabilité de la collection de livres rares qui est hébergée aux Archives.

École d’architecture McEwen

La bibliothèque de l’École d’architecture McEwen est une succursale de la Bibliothèque et des Archives de l’Université Laurentienne, mais sa collection est régie par une politique distincte. Veuillez consulter la politique de l’École pour avoir des détails.

Archives

Les Archives assurent la préservation du patrimoine archivistique du nord-est de l’Ontario. Elles appuient et servent la communauté universitaire, la communauté régionale et d’ailleurs. Les dons d’archives doivent être soumis à l’archiviste. L’archiviste administre les Archives en consultation avec le Comité des archives.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la politique d’acquisition du service des archives, consultez la Politique d’acquisition – Archives de l’Université Laurentienne.

Le service des archives tient une collection de ressources de référence constituée principalement d’instruments de recherche dans le fonds d’archives. Elle comprend également des publications complémentaires aux fonds d’archives, certaines publications de l’Université Laurentienne et des publications officielles d’archives nationales et provinciales. La collection contient en outre des publications historiques officielles qui ne sont pas disponibles en ligne.